materi permintaan

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa penulis dapat menyelesaikan tugas pembuatan makalah yang berjudul “Makalah permintaan administrasi sarana dan prasarana” dengan lancar.

Dalam pembuatan makalah ini, penulis mendapat bantuan dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada ibu gunjayani guru administrasi sarana dan prasarana SMK Negeri 40 Jakarta, yang telah memberikan kesempatan dan memberi fasilitas sehingga makalah ini dapat selesai dengan lancar. Bapak sukarno, Sebagai PKS Kurikulum SMK Negeri 40 Jakarta yang telah banyak membantu sehingga pembuatan makalah ini dapat berjalan lancar. Sekolah yang telah memberi kesempatan dan memfasilitasi kepada penulis sehingga makalah ini bisa selesai dengan lancar. Mama dan Bapak dirumah yang telah memberikan bantuan materil maupun do’anya, sehingga pembuatan makalah ini dapat terselesaikan. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang membantu pembuatan makalah ini.

Akhir kata semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya, penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari sempurna untuk itu penulis menerima saran dan kritik yang bersifat membangun demi perbaikan kearah kesempurnaan. Akhir kata penulis sampaikan terimakasih.

Jakarta, 12 januari 2015

DAFTAR ISI

Kata pengantar ………………………………………………………………………….    i

Daftar isi…………………………………………………………………...…………….   ii

BAB I                                                                                                                                                

Pendahuluan ……………………………………………………….…………………….  1

A.    Latarbelakang ………………………………………………………………........  1

B.     Rumusan masalah ..….…………………………………………………………...  1

C.     Tujuan ……………………………………………….…………………………...  1

BAB II                                                                                                                                   

Pembahasan ………………………………………………………………………..…..…  2

A.    Pengertian permintaan sarana dan prasarana…………………………………...…  2

B.     Langkah – langkah permintan sarana dan prasarana…..……………………….…  2

C.     Tips pembelian perbekalan kantor………….…………..………………….…........ 3

D.    Tips pembelian alat kantor………..………….…………………………….…........ 3

E.     Karakteristik barang perbekalan kantor…………………………………………… 3

BAB III

Penutup……………………………………………………………………………..……  4

A.    Kesimpulan ………………………………………………………………………  6

B.     Saran ………………………………….………………….………………………  6

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Dunia pendidikan merupakan dunia dimana terdapat kegiatan pembelajaran antara guru dan murid, kedua komponen ini tidak dapat dihilangkan dalam sebuah proses pendidikan karena apabila hilang salah satu maka tidak akan pernah tercapai tujuan pembelajaran. Namun, di sisi lain ada komponen yang juga sangat berperan sebagai penunjang kegitan pembelajaran baik secara langsung maupun tidak langsung. Komponen yang tidak kalah penting adalah sarana dan prasarana.

Administrasi sarana dan prasarana pendidikan merupakan hal yang sangat menunjang atas tercapainya suatu tujuan dari pendidikan, sebagai seorang personal pendidikan kita dituntut untuk menguasi dan memahami administrasi sarana dan prasarana, untuk meningkatkan daya kerja yang efektif dan efisien serta mampu menghargai etika kerja sesama personal pendidikan, sehingga akan tercipta keserasian, kenyamanan yang dapat menimbulkan kebanggaan dan rasa memiliki baik dari warga sekolah maupun warga masyarakat sekitarnya.

Oleh karena itu, dalam makalah ini akan membahas sekelumit pengadministrasian sarana dan prasarana pendidikan agar proses pendidikan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

B.     Rumusan Masalah

1.      Bagaimana pengertian permintan sarana dan prasarana?

2.      Bagaimana proses permintan sarana dan prasarana?

3.      Bagaimana langkah- langkah permintaan sarana dan prasarana?

C.    Tujuan

1.      Siswa dapat mengetahui mengenai materi permintaan sarana dan prasarana

2.      Siswa memahami materi yang dipaparkan

3.      Melengkapi nilai yang akan di butuhkan

4.      Melengkapi tugas yang di berikan ibu guru

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan prasarana.

B.     Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor

Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :

1.      Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan bon permintaan peralatan/perlengkapan.

2.      Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang yang diminta ada dalam gudang).

3.      Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.

4.      Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit pemakai.

5.      Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.

6.      Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara administrasi maupun secara fisik.

7.      Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.

8.      Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

C.    Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang Baik

Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama berbelanja.  Namun yang membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah alat kantor itu sendiri. Kelihatannya memang mudah, namanya juga shopping! Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para pegawai sering mengeluh kalau harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang harus dibeli, berapa banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting adalah dimana membeli alat kantor yang terbaik

Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual produk dari berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus melakukan riset dan pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi juga sesuai dengan harga.

Yang pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli tetapi harus melakukannya dengan perlahan dan bertahap agar alat kantor yang anda beli akan sesuai dengan harga dan merupakan yang terbaik. Jika tidak, maka alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan uang sementara tidak bisa digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang tahun.

Oleh karena itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik. Begitupun jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang mengkilat dan tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga terbaik untuk alat tulis kantor terbaik.

D.    Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :

1.      Ceklis alat kantor apa yang mau anda belli

Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat mudah namun anda akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor. Dengan adanya banyak pilihan dan fitur, hal ini akan membuat anda merasa bahwa alat kantor tersebut benar-benar dibutuhkan padahal tidak. Oleh karena itu, buatlah catatan alat kantor apa yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika berbelanja.

2.      Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna

Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan kepada boss ataupun pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering dipakai atau malah disimpan. Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda hanya sering melakukan printing bahan cukup dengan menggunakan printer, maka mesin fotocopy tidak diperlukan untuk dibeli.

3.      Pilihlah teman berbelanja anda

Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman belanja seorang shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian, anda hanya akan terpaku pada diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas barang. Dilain pihak, anda akan membeli alat kantor yang mewah padahal sebenarnya tidak diperlukan.

4.      Perhatikan timing dalam membeli alat kantor

Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang terbaik, sebaiknya pilihlah waktu akhir tahun.

5.      Mencari toko alat kantor

Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada didaerah anda yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa membuat dafar nama-nama toko alat kantor tujuan anda.

6.      Perhatikan penawaran dari supplier sendiri

Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli produk alat kantor tersebut karena ada jaminannya.

Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor anda, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat anda bekerja.

E.     Karakteristik Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Berikut ini adalah beberapa karakteristik atau ciri-ciri peralatan kantor yang baik, yaitu:

1.      Benar-benar dibutuhkan atau mempunyai nilai guna untuk membantu pekerrjaan kantor.

2.      Mempunyai kualitas yang baik dengan harga yang sesuai.

3.      Dapat menjadi sarana atau alat yang dapat membantu pekerjaan kantor sehari-hari.

1. Pengertian Manajemen Sarana Prasarana

Ketersediaan sarana dan prasarana merupakan salah satu komponen penting yang harus terpenuhi dalam menunjang sistem pendidikan. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas no. 24 tahun 2007, sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain. Tetapi jika dimanfaatkan secara langsung untuk proses belajar mengajar, maka komponen tersebur merupakan sarana pendidikan.

Menurut Rugaiyah (2011:63), Manajemen sarana dan prasarana adalah kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana yang dilakukan oleh sekolah dalam upaya menunjang seluruh kegiatan baik kegiatan pembelajaran maupun kegiatan lain sehingga seluruh kegiatan berjalan dengan lancar. Menurut Asmani (2012:15), manajemen sarana dan prasarana adalah manajemen sarana sekolah dan sarana bagi pembelajaran, yang meliputi ketersediaan dan pemanfaatan sumber belajar bagi guru, siswa serta penataan ruangan-ruangan yang dimiliki.

Manajemen sarana dan prasarana pendidikan bertugas mengatur dan menjaga sarana dan prasarana pendidikan agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan berarti pada jalannya proses pendidikan kegiatan pengelolaan ini meliputi kegiatan perencanaan, pengadaan, pengawasan, inventarisasi dan penghapusan.

Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, dan indah sehingga menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun murid untuk berada di sekolah. Di samping itu juga diharapkan tersedianya alat-alat atau fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif dan relevan dengan kebutuhan serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pendidikan dan pengajaran, baik oleh guru sebagai pengajar maupun peserta didik sebagai pelajar.

Oleh karena itu, perlu diperhatikan persyaratan pengadaan sarana dan prasarana dengan membuat daftar prioritas keperluan pada setiap sekolah oleh tim da tenaga kependidikan yang profesional pada Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota dengan melakukan “need assesment” sekolah. 

2. Ruang Lingkup Manajemen Sarana dan Prasarana

Manajemen sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai kegiatan menata, mulai dari perencanaan/analisis kebutuhan, pengadaan, inventarisasi, pendistribusian, pemanfaatan, pemeliharaan, pemusnahan dan pertanggungjawaban terhadap barang-barang bergerak dan tidak bergerak, perabot sekolah, alat-alat belajar, dan lain-lain.

Dengan adanya kegiatan tersebut, perawatan terhadap sarana dan prasarana dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya, sehingga bisa meningkatkan kinerja warga sekolah, memperpanjang usia pakai, menurunkan biaya perbaikan dan menetapkan biaya efektif perawatan sarana dan prasarana.

3. Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana

a.      Perencanaan/Analisis Kebutuhan

Perencanaan merupakan kegiatan analisis kebutuhan terhadap segala kebutuhan dan  perlengkapan yang dibutuhkan sekolah untuk kegiatan pembelajaran peserta dan didik dan kegiatan penunjang lainnya. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus selama kegiatan sekolah berlangsung. Kegiatan ini biasa dilakukan pada awal tahun pelajaran dan disempurnakan tiap triwulan atau tiap semester.

Perencanaan dapat dilakukan oleh kepala sekolah, guru kelas dan guru-guru bidang studi dan dibantu oleh staf sarana dan prasana.

1)     Prosedur Perencanaan

a)     Mengadakan analisa materi dan alat/media yang dibutuhkan

b)     Seleksi terhadap alat yang masih dapat dimanfaatkan

c)     Mencari dan atau menetapkan dana

d)     Menunjuk seseorang yang akan diserahkan untuk mengadakan alat dengan pertimbangan keahlian dan kejujuran.

2)     Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan

a)     Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha kualitas proses belajar mengajar

b)     Perencanaan harus jelas, kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

c)     Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai, penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan

d)     Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan

e)     Petugas pelaksanaan

f)      Bahan dan peralatan yang dibutuhkan

g)     Kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan

h)     Bahwa suatu perencanaan harus realistis, yaitu dapat dilaksanakan dengan jelas, terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel, dan dapat dilaksanakan

i)       Rencana harus sistematis dan terpadu

j)       Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani ataupun noninsani yang baik

k)     Memiliki struktur berdasarkan analisis

l)       Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana

m)   Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka

n)     Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan

o)     Menunjukkan skala prioritas

p)    Disesuaikan dengan flapon anggaran

q)    Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis

r)     Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun)

b.    Pengadaan

Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah dan lain-lain. Pengadaan sarana dan prasarana dapat  bebrbentuk pengadaan buku, alat, perabot dan bangunan. Contohnya dapat dilihat pada bagan berikut:

Bagan Pengadaan perlengkapan

B U K U

ALAT

PERABOT

BUKU PELAJARAN, BUKU BACAAN Dll

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBANGUN BANGUNAN BARU o   MEMBELI BANGUNAN o   MENYEWA BANGUNAN o   MENERIMA HIBAH BANGUNAN o   MENUKAR BANGUNAN

BANGUNAN

BARANG YANG BERFUNGSI SEBAGAI TEMPAT DUDUK, MENULIS, ISTIRAHAT MENYIMPAN ALAT ATAU BAHAN

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBELI o   MENERBITKAN SENDIRI o   MENERIMA BANTUAN/HADIAH o   MENUKAR

ALAT KANTOR DAN ALAT PENDIDIKAN

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBELI o   MEMBUAT SENDIRI o   MENERIMA BANTUAN/HADIAH/ HIBAH

PENGADAAN DAPAT DILAKUKAN DENGAN: o   MEMBELI o   MEMBUAT SENDIRI o   MENERIMA BANTUAN/HADIAH/ HIBAH

 

 c.    Penginvetarisasian

Penginvetarisasian adalah kegiatan melaksanakan penggunaan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik sekolah ke dalam satu daftar inventaris barang secara teratur. Tujuannya adalah untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang milik negara yang dipunyai suatu organisasi. Yang dimaksud dengan inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan julah barang yang ebrgerak maupun yang tidak bergerak yang menjadi milik negara dibawah tanggung jawab sekolah.

d.    Penggunaan atau Pemanfaatan Sarana dan Prasarana

Penggunaan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Dalam hal pemanfaatan sarana, harus mempertimbangkan hal berikut:

1)    Tujuan yang akan dicapai

2)    Kesesuaian antar media yang akan digunakan dengan materi yang akan dibahas

3)    Tersedianya sarana dan prasarana penunjang

4)    Karakteristik siswa

e.    Pemeliharaan

Pemeliharaan adalah kegiatan merawat, memelihara dan menyimpan barang-barang sesuai dengan bentuk-bentuk jenis barangnya sehingga barang tersebut awet dan tahan lama. Pihak yang terlibat dalam pemeliharaan barang adalah semua warga sekolah yang terlibat dalam pemanfaatan barang tersebut. Dalam pemeliharaan, ada hal-hal khusus yang harus dilakukan oleh petugas khusus pula, seperti perawatan alat kesenian (piano, gitar, dan lain-lain).

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan telah memberi Panduan Manajemen Sekolah perawatan preventif di sekolah dengan cara membuat tim pelaksana, membuat daftar sarana dan prasarana, menyiapkan jadwal kegiatan perawatan, menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian dan memberikan penghargaan bagi mereka yang berhasil meningkatkan kinerja peralatan sekolah dalam rangka memningkatkan kesadaran merawat sarana dan prasarana sekolah.

Cara-cara untuk melaksanakan program perawatan preventif di sekolah antara lain memberi arahan kepada tim pelaksana, mengupayakan pemantauan bulanan ke lokasi sarana dan prasarana, menyebarluaskan informasi tentang program perawatan preventif kepada seluruh warga sekolah terutama guru dan peserta didik, dan membuat program lomba perawatan terhadap sarana dan prasarana untuk memotivasi warga sekolah.

f.     Penghapusan

Penghapusan barang inventaris adalah pelepasan suatu barang dari kepemilikan dan tanggung jawab pengurusnya oleh pemerintah ataupun swasta. Penghapusan barang dapat dilakukan dengan lelang dan pemusnahan.

Adapun syarat-syarat penghapusan:

1)    Barang-barang dala keadaan rusak berat

2)    Perbaikan suatu barang memerlukan biaya besar

3)    Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak sesuai lagi dengan biaya pemeliharaan

g.    Pertanggungjawaban

Penggunaan barang-barang sekolah harus dipertanggungjawabkan dengan cara membuat laporan penggunaan barang-barang tersebut yang diajukan pada pimpinan.

4. Peran Guru dalam Manajemen sarana dan Prasarana Pendidikan

Sebagai pelaksana tugas pendidikan guru juga mempunyai andil dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan. Dalam hal ini, guru lebih banyak berhubungan dengan sarana pengajaran, yaitu alat pelajaran, alat peraga, dan media pengajaran lainnya dibandingkan dengan keterlibatannya dengan sarana pendidikan yang tidak langsung berhubungan.

Peranan guru dalam manajemen sarana dan prasara dimulai dari perencanaan, pemanfaatan dan pemeliharaan, serta pengawasan sarana dan prasarana yang dimaksud.

Dalam perencanaan sarana dan prasarana, guru mengidentifikasi dan mengusulkan kebutuhan belajar siswa untuk kebutuhan buku atah bahan ajar dalam bentuk modul, buku paket, ataupun Lembar Kerja Siswa, kebutuhan alat peraga, peralatan laboratorium, seperti: Laboratorium IPA, Lab. Bahasa, Lab. Teknologi Informasi dan Komunikasi. Untuk mata pelajaran olahraga seperti: bola voli, bola basket, dan lain-lain. Kebutuhan matras untuk senam, stopwatch, cakram dan lain-lain. Usulan dilaksanakan pada setiap awal tahun pelajaran.

Dalam hal pemanfaatan, guru menggunakan segala sarana sesuai dengan kebutuhan mata pelajaran masing-masing dan sesuai pula dengan kajian yang dibahas serta pencapaian indikatornya.

Dalam pemeliharaan dan pengawasan, guru ikut terlibat dengan cara melibatkan siswa untuk ikut serta merapikan dan menyimpan kembali barang-barang yang telah dgunakan pengawasan yang dilakukan guru dengan memeriksa kembali segala sarana yang telah digunakan serta mencatat

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

B.     Saran

Dari makalah yang telah kami paparkan diatas saran untuk kelompok kamu yaitu lebih memahami materi yang telah di buat serta penulisannya harus lebih baik lagi serta saran untuk pembaca lebih memahami materi yang telah di paparkan di makalah dan power poin oleh kelompok dua agar dapat memenuhi nilia yang bagus juka ulangan.